Si les grandes entreprises ont pris le virage du numérique, certaines PME n’ont pas encore la maîtrise d’outils qui, pourtant, leur donneraient des ailes. C’est parfois une question budgétaire, mais le plus souvent, c’est le résultat d’un manque de motivation ou de compréhension des enjeux de la part des chefs d’entreprises. S’approprier les nouvelles technologies, c’est se donner les moyens de rester compétitif face à ses concurrents. Pour démarrer en douceur, voici quelques conseils.
Déléguer la gestion et l’hébergement de certains logiciels
Pas d’informatique sans logiciels, mais leur installation et leur prise en main peuvent représenter un défi, sans parler de la maintenance et des mises à jour. Pour vous simplifier la logistique, certaines tâches peuvent êtres déléguées à une plateforme SaaS (« Software as a Service »), c’est-à-dire une entreprise tiers spécialisée en solutions numériques. Une SaaS vous livre un logiciel de gestion prêt à l’emploi, avec la formation nécessaire à son utilisation et une maintenance permanente. De plus, le logiciel, les données qui lui sont associées et les comptes utilisateurs sont hébergés sur les serveurs du prestataire. Vous faites l’économie d’un technicien sur site et, surtout, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur leur travail, sans se soucier des questions informatiques.
Passer à la signature électronique
Faire 20 km ou attendre un courrier une semaine ? Une seule signature peut parfois entraîner des délais, voire des retards dommageables. Pourtant, il y a plus facile et, surtout, plus rapide. Saviez-vous qu’aujourd’hui, la quasi-totalité des formulaires et des contrats peut faire l’objet d’une signature électronique ? Alors, il ne suffit plus que de quelques clics. Mais pour passer au tout numérique, on ne peut pas toujours se contenter de signer un document PDF. Une identification électronique rigoureuse et des certificats numériques infalsifiables nécessitent une technologie de pointe. Vous avez donc tout intérêt à faire appel à un prestataire spécialisé, comme www.universign.com.
Préserver et partager ses données grâce au cloud
Le papier n’a plus la cote. Dématérialiser la totalité de vos documents et de vos échanges, c’est disposer de données sécurisées, mais accessibles partout et à tout moment. Pour cela, il suffit d’un cloud et d’une connexion Internet. Le cloud, c’est un espace de stockage numérique partagé avec l’ensemble des collaborateurs, qui sert tant à communiquer qu’à s’y retrouver. Et à l’heure où le télétravail s’impose, il est plus que jamais crucial de mettre en œuvre votre projet de dématérialisation. Ensuite, il devient enfantin pour chacun d’accéder à son planning, à un compte-rendu de réunion ou aux coordonnées d’un fournisseur. Les documents sont bien classés et facilement trouvables, et plus rien ne se perd. Mais surtout, un serveur externe vous met à l’abri d’une catastrophe informatique : même si vos locaux prennent feu, vos données sont en sécurité chez votre hébergeur.
Automatiser les tâches redondantes
L’informatique ne se limite pas au stockage de données et à l’envoi groupé d’emails. Un nombre important de tâches peuvent être accélérées, voire totalement automatisées, à l’aide de la suite logicielle adaptée. Par exemple, la comptabilité – l’un des aspects les plus complexes de la vie d’une entreprise – est simplifiée grâce à des outils que peut vous suggérer votre expert-comptable. De même, vous avez désormais une vue d’ensemble en temps réel, statistiques à la clé, de votre chiffre d’affaires, de vos flux, de vos stocks et de votre personnel. Grâce à l’intelligence artificielle, certains programmes vous aident même à élaborer une stratégie et des objectifs à atteindre. Enfin, les outils d’analyse numérique vous permettent de mesurer l’impact de vos campagnes promotionnelles en ligne et, ainsi, de mieux comprendre le comportement de vos clients.
Conquérir de nouveaux marchés en ligne
En parlant de campagnes promotionnelles, il est indispensable de bichonner votre présence sur Internet. Selon votre cœur de cible, soyez actifs sur les réseaux sociaux les plus pertinents. Il peut s’agir de LinkedIn si vous vous adressez à des professionnels, ou de TikTok si vous visez un public adolescent, mais il faut y consacrer un minimum de temps hebdomadaire. Veillez également au bon référencement de votre page Web. Une stratégie d’optimisation SEO efficace vous fera remonter sur les moteurs de recherche. Il existe, pour cela, des formations en ligne gratuites et faciles à comprendre.
Et si vous n’avez pas les moyens d’employer un webmestre, familiarisez-vous avec une plateforme de sites « clés en main » : grâce aux modèles proposés, vous disposerez d’une page d’allure « pro » en quelques heures de travail. Et s’il faut payer quelques dizaines d’euros par an pour vous débarrasser des bannières publicitaires de votre hébergeur, faites-le : votre image de marque en dépend.