L’avènement des nouvelles technologies a permis la création de systèmes très utiles pour le fonctionnement des multinationales, des PME et des PMI. C’est le cas de la dématérialisation. La dématérialisation est un mécanisme de transformation de documents de la version papier au format numérique. Elle s’étend également à plusieurs services, en les automatisant, et implique la digitalisation de tâches autrefois manuelles. Envisager un tel projet implique le respect d’une bonne démarche, alors comment procéder ?

La planification de la dématérialisation

Tout projet doit faire l’objet d’une planification précise pour sa réussite ; vous devez notamment en définir l’étendue. Demandez-vous par exemple si la dématérialisation va inclure une signature électronique pour la signature des contrats de votre structure. En effet, la signature digitale est une méthode de signature spécifique à une personne physique ou morale, et qui est apposée sur le document numérique. Elle est aussi valable que la signature ordinaire. Pour planifier, commencez par la précision de vos objectifs et besoins. La dématérialisation s’étendra-elle au secteur commercial de votre structure ? Quelles activités sont incluses ? Qui participera à ce projet ?

Vous devez sélectionner les documents et processus qui bénéficieront de la dématérialisation. S’agit-il des factures-clients, des contrats avec les clients ou des contrats de travail des employés? Vous devez également vous renseigner sur les règles à respecter pour ces documents. Existe-il une prescription juridique en la matière ? Quels objectifs précis désirez-vous atteindre pour votre business ? Quels sont les obstacles qui pourraient se dresser ? Comment les surmonter ? Prévoyez également un budget conséquent pour le processus, car il vous faudra dépenses en équipements et en solutions logicielles. Ensuite, puisqu’il est primordial d’évaluer les résultats que vous obtiendrez à l’issue de l’exécution du projet, demandez-vous quels indicateurs vous utiliserez pour mesurer les résultats. Enfin, sélectionnez les outils et solutions que vous utiliserez pour votre dématérialisation.

L’implication de vos collaborateurs dans la dématérialisation

Pour la réussite d’un tel projet, les collaborateurs directement concernés doivent être impliqués dans tout le processus. Ils doivent être informés du projet afin de cerner précisément leur rôle, et de mieux remplir celui-ci. Une telle démarche créera un sentiment d’importance pour vos employés, car vous les incluez dans la préparation du projet. Ils seront plus motivés à travailler et à donner le meilleur d’eux-mêmes, qu’ils ne le seraient si vous leur aviez présenté un projet tout fait et prêt à être exécuté. En plus de garantir une bonne exécution des tâches, cette démarche inclusive vous permettra de détecter les éventuelles insuffisances de chaque collaborateur et d’y trouver des solutions. Pourquoi ne pas envisager une formation ? D’ailleurs, les remarques des collaborateurs peuvent vous être bénéfiques, puisque les tâches à exécuter relèvent de leurs compétences et du domaine dans lequel ils sont expérimentés.

L’externalisation du processus

Pour la dématérialisation de vos documents et services, vous avez la possibilité de gérer le processus au sein de votre entreprise ou de contacter un prestataire expert pour vous aider. Nous vous conseillons de contacter un expert, car c’est un processus délicat qui requiert des connaissances approfondies. Prenez la dématérialisation de vos factures par exemple. Il faudra mettre en place une solution capable de les traiter dès leur réception en format numérique. Mais pour le cas des factures reçues en version papier, comment procéderez-vous ? Un prestataire expert sera mieux placé pour suivre ce processus à votre place. De plus, ce prestataire peut, sur votre demande, former vos collaborateurs afin de les outiller au mieux pour les tâches qu’ils auront à exécuter. Les structures offrant des services d’externalisation proposent, pour la plupart, des tarifs intéressants et surtout raisonnables. Via des sites spécialisés, vous pouvez obtenir plus d’informations en ligne sur ces structures.

Le déroulement du processus

Votre dématérialisation est planifiée, vos collaborateurs impliqués et certains processus externalisés ; vous pouvez enfin passer au développement à proprement parler du processus. Attention ! Ne vous précipitez pas en lançant une dématérialisation complète de tous vos documents et services ; il est recommandé de procéder par étape. Fixez une date pour débuter la mise en place du nouveau système et effectuez alors une dématérialisation progressive, en commençant par les factures par exemple. Tout ne fonctionnera pas à la perfection dès la première tentative ; vous risquez de rencontrer quelques difficultés. Heureusement, le prestataire expert règlera les problèmes et vous expliquera comment les éviter. Pour prévenir les grands dommages éventuels sur les documents, le droit vous permet d’impliquer votre assurance afin de limiter les dépenses en cas d’imprévus.

Après la mise en place du processus de dématérialisation, utilisez les indicateurs prédéfinis pour mesurer les résultats et vérifier si les objectifs prévus sont en train d’être atteints. La mise en place de la dématérialisation dans votre entreprise est un projet délicat, que vous devez suivre rigoureusement et prudemment, en lui accordant le maximum de temps. En choisissant un excellent prestataire expert en dématérialisation, vous garantissez un niveau de réalisation maximal, de même que des résultats satisfaisants. Au bout du compte, votre structure en sort alors gagnante, avec la modernisation des activités, des moyens de communication plus efficaces, la réduction de la paperasse, etc.