En tirant profit de l’avancée technologique, la gestion au quotidien d’un établissement hôtelier peut se faire de manière simplifiée. Cependant, face à la profusion de solutions de gestion hôtelière sur le marché, on ne sait plus vers quel logiciel hôtelier se tourner pour gagner en performance. Puis, avec certains logiciels évolutifs dont les fonctionnalités se recoupent avec d’autres, le choix se complique davantage. Il apparaît donc judicieux de connaître les différentes fonctionnalités de base indispensables au bon fonctionnement d’un hôtel avant de se pencher sur tel ou tel logiciel.

Les logiciels de gestion hôtelière

Lorsqu’on parle de logiciel hôtelier, le Property Management System (PMS) s’impose comme la solution par excellence pour fluidifier davantage le processus de réservation d’un établissement hôtelier. De surcroît, il vise à optimiser le planning des chambres ainsi que le processus de facturation. Le PMS est aussi une solution qui est centrée au suivi du parcours détaillé de chaque client, de l’enregistrement au check out.

Au-delà de simplifier le rôle de la réception, il permet par ailleurs de rendre plus transparent l’expérience utilisateur du fait qu’il autorise chaque client à accéder à son parcours. Malheureusement, le bémol avec le PMS est que ses problématiques d’interfaçages sont assez difficiles à appréhender. Sinon, son intégration au sein de l’établissement hôtelier apporte de la valeur ajoutée au fonctionnement de ce dernier. Cependant, ce fameux logiciel de gestion ne fait pas tout. Il sera nécessairement amené à communiquer avec d’autres logiciels déjà mis en place dans votre hôtel ou ceux dont vous vous équiperez dans le futur. Ce qui signifie que le PMS est le noyau central de l’écosystème informatique au sein de votre établissement.

Il existe aujourd’hui plusieurs fournisseurs PMS dont certains d’entre eux ont déjà fait leur place sur le marché depuis des dizaines d’années. D’autres jeunes fournisseurs sont d’autant plus intéressants du fait qu’ils s’accompagnent notamment d’une ergonomie à la pointe de la modernité et d’un fonctionnement façon « cloud ». Ces logiciels modernisés incluent parfois des fonctionnalités en sus, comme la fonctionnalité distribution. Certains se destinent spécifiquement à la gestion de plusieurs établissements (multi-property) et s’accommodent parfaitement aux besoins des groupes hôteliers. Au-delà des fonctionnalités indispensables, plusieurs éléments clés sont à prendre en considération lors du choix d’un logiciel hôtellerie et loisirs PMS, à savoir l’ergonomie des écrans, les capacités d’interfaçages, la qualité du service client, etc.

Les logiciels de distribution : le Booking Engine et le Channel Manager

Mettre en place des logiciels de distribution, c’est mettre à disposition des clients des moyens innovants leur permettant de réserver un séjour dans votre hôtel depuis leur ordinateur. Parmi eux, il y a le Booking Engine qui veut dire moteur de réservation en français. Intégré au site web de votre établissement, le Booking Engine est l’outil grâce auquel les clients peuvent vérifier le prix et la disponibilité des chambres avant d’effectuer une réservation. Afin qu’il puisse fonctionner correctement, il se doit d’être relié en temps réel et de manière bidirectionnelle avec le PMS. Le Booking Engine doit être ergonomique sous peine de rebuter le client désirant réserver.

Le Channel Manager quant à lui peut vous faire gagner du temps en vous aidant à gérer et à mettre à jour la disponibilité et les prix de vos chambres sur plusieurs plateformes à la fois. Il doit lui aussi être relié au système de gestion d’établissement PMS. Au cas où vous ne disposeriez pas d’un Logiciel hôtellerie et loisirs PMS, certains Channel Managers peuvent vous en bénéficier un. En le connectant à la centrale de distribution de la chaîne hôtelière dans laquelle votre établissement se trouve ou aux GDS (Global Distribution System), votre hôtel sera visible par toutes les agences de voyages du monde.

Les logiciels de maintenance

Les logiciels de maintenance sont plutôt axés à l’optimisation des différentes tâches des équipes techniques et de d’housekeeping. En encourageant ces équipes à travailler dans les meilleures conditions, vous contribuez grandement à l’amélioration de leur performance et productivité. Ainsi, la qualité de vos services ne sera que décuplée, ce qui améliorera automatiquement la satisfaction clientèle. Avec votre logiciel de maintenance, vous pouvez suivre en temps réel la résolution d’un problème précis sur la durée. Bien sûr, les chambres réservées seront déjà prêtes à l’arrivée des clients et que ces derniers ne seront pas confrontés à des problèmes techniques. Bref, ce genre de logiciel regroupe plusieurs fonctions clés dont la gestion du planning de nettoyage des chambres, gestion des fournitures, maintenance des chambres, mis à jour du statut des chambres dans le PMS, etc.

Les logiciels de Yield management et de marketing

Pour veiller à ce que le fonctionnement de votre établissement soit sans faille, vous devez vous équiper d’un logiciel vous permettant d’optimiser le tarif par chambre. Il y a dans ce cas le Yield management dont l’objectif est de vous aider à fixer le prix de vos chambres en fonction des prix de la concurrence, des événements contextuels autour de votre établissement, de la météo…  Il fera en sorte à ce que les prix soient toujours à jour afin d’assurer amplement vos clients.

Quant aux logiciels de marketing, ils visent à renforcer votre e-réputation. Afin que vous puissiez gérer en toute simplicité la satisfaction client, ces logiciels vous aideront à recenser les avis clients, analyser et mesurer la satisfaction sur les réseaux sociaux et plateformes d’avis clients, suivre de plus près la réputation de vos concurrents, diffuser les avis collectés sur les sites d’avis, etc.